UVC News Letter NO 5
 
                                                                               ต้องทำกิจกรรมเพื่อรักษาคุณภาพ (2)

1. ตรวจเช็คข้อกำหนดต่าง ๆ ที่พนักงานไม่ได้ปฏิบัติ
                การดูแลเรื่องของการทำกิจกรรมรักษาคุณภาพในจดหมายข่าวของผมจะแนะนำวิธีและนำไปปฏิบัติจริงได้ ซึ่งก่อนอื่น จะต้องทำให้แน่ใจก่อนว่ามีกฎ หรือ ข้อกำหนดเกี่ยวกับคุณภาพข้อไหนบ้างที่พนักงานไม่ค่อยปฏิบัติตาม ซึ่งก็จะมีวิธีการตรวจเช็คได้ 2 วิธีคือ
                1. ให้หัวหน้าบอกเองว่าข้อไหนบ้างที่พนักงานไม่ปฏิบัติ (หัวหน้ารู้อยู่แล้ว)
                2. เข้าไปสอบถามพนักงานที่หน้างานจริง
                โดยปกติแล้ว ถ้าเราเข้าไปถามพนักงานตรง ๆ ไม่มีใครกล้าบอกหรอกครับ เพราะกลัวโดนด่า จึงตอบเลี่ยง ๆ ไม่ค่อยตรงกับความเป็นจริง ดังนั้น ก่อนอื่น หัวหน้างานจะต้องอธิบายให้พนักงานเข้าใจ วัตถุประสงค์ที่เราเข้าไปสอบถาม ไม่ใช่เพื่อดุด่าหรือ ให้โทษแต่อย่างใด แต่ต้องการที่จะปรับปรุงแก้ไขปัญหาคุณภาพให้มันดียิ่ง ๆ ขึ้น เพื่อไม่ให้งานเสียหลุดไปหาลูกค้า เพื่อไม่ให้เกิดเคลมซ้ำ ๆ อีกครั้ง เท่านั้น พนักงานก็จะเข้าใจ และจะพูดความจริง บางทีอาจพูดพาดพิงถึงหัวหน้างาน ทำให้เรารู้ปัญหาได้ลึก ๆ ขึ้นอีกด้วย

2. วิเคราะห์สาเหตุ และคิดหาวิธีการแก้ไข
                เมื่อทราบปัญหาแล้ว ต่อไปก็นำปัญหามาวิเคราะห์สาเหตุและหาวิธีการแก้ไข ข้อกำหนดต่าง ๆ ที่พนักงานไม่ได้ปฏิบัติ ตามข้อมูลที่ได้จากหัวหน้าและพนักงาน นำมาเขียนแจกแจงแต่ละกระบวนการ แต่ละขั้นตอน หลังจากนั้น ก็มาแยกออกเป็น 4 ประเด็นหัวข้อ เพื่อหาแนวทางแก้ไข
                1. ข้อกำหนดที่ไม่สามารถปฏิบัติได้
                    เช่น เวลามาตรฐานกำหนดให้น้อยเกินไป จึงทำไม่ได้ ไม่มีจิ๊กหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน จึงทำให้ปฏิบัติไม่ได้ วิธีการแก้ไข ที่สำคัญที่สุดคือ ต้องเช็คข้อมูล ตัวเลข และเช็คสถานที่ทำงาน คำนวณเวลามาตรฐาน หรือจับเวลา ใหม่ เข้าไปในไลน์ เช็ค จิ๊ก อุปกรณ์ต่าง ๆ ให้ครบถ้วนหลังจากตรวจสอบแล้วแน่ใจว่าปฏิบัติไม่ได้จริง ๆ หัวหน้างานจะต้องหาวิธีการไคเซ็นอย่างรวดเร็ว

                2. ไม่ปฏิบัติเพราะคิดว่าไม่จำเป็น
                    เช่น หัวหน้าสั่งงานให้ปฏิบัติเป็นการแก้ไขเฉพาะหน้า หรือชั่วคราว พอระยะเวลาผ่านไป ไม่ได้ย้ำ ไม่ได้สั่งอะไร พนักงานก็คิดว่าไม่จำเป็นแล้ว หรือหัวหน้าสั่งงาน โดยหน้าตา ท่าทางไม่ได้ซีเรียส พนักงานคิดว่า ไม่ค่อยสำคัญ จึงไม่ได้ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง หรือหัวหน้าสั่งให้มีการเพิ่มขั้นตอนเช็ค แต่เช็คไปหลายล็อทไม่มีงานเสีย ย ไม่มีงานเคลม พนักงานคิดว่าไม่จำเป็นที่จะต้องปฏิบัติ เลยไม่ปฏิบัติ
วิธีการแก้ไข ให้หัวหน้างานตรวจสอบและยืนยันประวัติของข้อกำหนด กฎคุณภาพ ที่กำหนดไว้ มาจากไหน ใครสั่ง ถ้าไม่จำเป็นจริง ๆ ก็ให้ยกเลิก แต่ถ้าจำเป็นจะต้องปฏิบัติ ก็ให้ไปเพิ่มรายละเอียดในมาตรฐานทำงาน หรือทำ Q Point OPL เพื่อไม่ให้พนักงานตัดสินใจเองได้ว่าจะปฏิบัติหรือยกเลิก

3. ไม่ได้ปฏิบัติเพราะขี้เกียจ
                เช่น พนักงานต้องการทำงานแบบสบาย ๆ จึงไม่ได้ปฏิบัติ วิธีแก้ไข การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเพราะว่าขี้เกียจ ส่วนใหญ่จะเป็นพนักงานที่ทำงานนาน ๆ หรือมีอายุงานมากแล้ว จะไม่ค่อยปฏิบัติมากกว่าพนักงานใหม่ หัวหน้า ก็รู้วาเป็นใครที่ขี้เกียจ ไม่ปฏิบัติ ดังนั้น หัวหน้างานต้องทำหน้าที่ของตนเอง โดยให้ เรียกพนักงานมาคุยเป็นการส่วนตัว สาเหตุและวิธีแก้ไข และทำให้ปฏิบัติอย่างเข้มงวด หรือ พูดก็แล้ว เรียกคุยก็แล้ว ยังคงดื้อแพ่ง ไม่ได้ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ให้ตักเตือนตามขั้นตอนบทลงโทษของบริษัท

4. ปฏิบัติไม่ได้เพราะมีเหตุ
                เช่น งานด่วน ทำให้ตรวจสอบตามมาตรฐานไม่ได้ หรือ มีพนักงานขาดงานจำนวนมากในวันนั้น ถ้าทำตามข้อกำหนดจะทำให้งานออกไม่ทัน เป็นต้น
                วิธีแก้ไข
                1. เน้นว่าต้องปฏิบัติแม้จะมีงานยุ่ง
                    หัวหน้าจะต้องให้นโยบายอย่างชัดเจนไม่ว่าจะมีงานยุ่งแค่ไหนก็ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ คุณภาพอย่างเข้มงวด และต้องแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนด้วย เพราะว่าอาจมีพนักงานบางคนขี้เกียจเลยอ้างว่างานยุ่ง เช่นนี้จะทำให้ระดับของคุณภาพลดลงทันที
                2. ให้แจ้งและรายงาน
                    กรณี ทำไม่ได้จริง ๆ จะต้องแจ้งและรายงานทุกครั้ง หลังจากทำนโยบายให้เห็นอย่างชัดเจน  แล้ว อธิบายให้พนักงานทราบด้วยว่า กรณีฉุกเฉินหรือ ตั้งใจทำเต็มที่ แต่ปฏิบัติไม่ได้จริง ๆ ให้รายงานหัวหน้าทันที หัวหน้าจะต้องเน้นย้ำเพื่อให้เห็นความสำคัญของการรายงาน ถ้าไม่เน้นก็จะไม่บอก
                3. กิจกรรมรักษาคุณภาพมีความสำคัญมาก
                    ขั้นตอนการตรวจสอบ หรือพนักงานตรวจสอบสามารถโกหกได้ เช่น พนักงานไม่มา ต้องเพิ่มขั้นตอนการตรวจสอบให้พนักงานอีกคน เคยเช็ค 5 จุด เพิ่มมาอีก 3 จุด อาจไม่ได้เช็คก็ได้ หรือ ต้องใส่สกรู 6 จุด ให้ใส่เพิ่ม 2 จุด หรือตรวจสอบ 6 จุด ทำจริงแค่ 4 จุด หรือ ให้สุ่มเช็ค 6 ตัว แต่เช็ค 2 ตัว เป็นต้น การตรวจสอบสามารถที่จะโกหก หรือไม่ทำก็ได้ เพราะไม่มีใครรู้ คิดว่าอาจเกิดขึ้นได้ทุกโรงงาน ดังนั้น กิจกรรมรักษาคุณภาพ จุดสำคัญอยู่ที่ ให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างเข้มงวด หรือถ้าปฏิบัติไม่ได้ก็ต้องให้รายงานทันที ซึ่งการจะทำให้ปฏิบัติหรือไม่ปฏิบัติก็ขึ้นอยู่ที่หัวหน้างานจะเข้มงวด ดูแลเอาใจใส่อย่างจริงจังหรือไม่เท่านั้น

　

                                                 ถ้าคุณสนใจที่จะให้เราช่วยพัฒนาคน พัฒนาบริษัท   

                                                         กรุณาติดต่อ  คุณจันทร์เพ็ญ เขตต์นนท์

                                                     บริษัท ยูนิเวอร์แซล วีดีโอ คอร์ปอเรชั่น จำกัด  

                                                                           โทร. 02-3496110