実践

実践！管理者道場：机の整理、整頓を見直しましょう！

１：５Ｓは自分の机から始めろ
「５Ｓは自分の机から始めろ！」これは私が指導先のタイ人管理者に常に言い続けている言葉です。５Ｓを定着させるためには管理者が良い見本となる必要があります。その手ごろな見本が管理者の机なのです。管理者が部下に「整理、整頓が悪いぞ。もっと徹底的にやれ」と指示しても管理者自身の机の整理、整頓が出来ていなければ、部下がその指示を守るはずがありません。私は管理者に「部下に指示する内容は、まず自らが率先して実行せよ」と常に指導していますから、その意味でも私は常に管理者の机の状況に注目しているのです。

２：机の整理、整頓のポイントとは
机の整理、整頓の確認ポイントは「終業時に机の上にものがない」「引き出しの中が整理、整頓されている」など多々ありますが、その他にも次のようなポイントがあります。

2.1 机の上に写真を置いたり、ポスターなどを挟んでいないか。
机に家族の写真を置いたり、社員旅行の記念写真を机の上に挟んでいることも多いのですが、私は指導先のタイ人管理者に対してこれらを一切認めません。会社の机は仕事をする場所です。従って机には仕事に関するものだけを置くべきだからです。家族の写真は財布に入れたり、自宅に貼るようにさせます。

2.2 メモの管理は適切か
机に貼られていメモの量、内容と日付を確認します。メモの内容ですが数字の羅列など、他の人が読んでも分らない内容では管理者の５Ｓとしては失格となります。すでに処理済みのメモが貼られている様であれば、情報の整理、整頓が出来ていない証拠となります。

2.3 引き出しの中に工具はないか
工具は共用で使うべきものです。「この工具は自分以外の人は使わないから、自分の引き出しに入れてある」と言う管理者もいますが、これは間違いです。引き出しの中に仕舞っていたら、もし自分が欠勤して他の人が工具を使うときに困るからです。工具は共有できる保管場所にて管理するべきです。

2.4 書類の管理状態は適切か
「決済前」「検討中」「決済済み」と三段の書類入れケースを使用して書類を管理していることがあります。私はまず決済前の書類を全て取り出して日付を確認し、決済までムダな時間が掛かっていないか、仕事の停滞度を確認します。次に検討中の書類を取り出して、検討の理由と期限を確認します。期限がない検討中の書類がある場合は仕事の整理、整頓が出来ていない証拠ですから、指導の対象となります。また管理者の机には検討中の書類があることは認めますが、現場の監督者は基本的に検討中を廃止させ「決済前」「決済済み」の二段のみ使うようにさせています。

2.5 机の下にものはないか
机の下にはダンボール箱、靴、書類、ファイルなどが入っていることがあります。さらに程度の低い工場になると机の下に部品、不良品、試作品、手直し品などが入っていることすらあります。机の下にものを入れてしまうと外から見えないため、探すムダが発生します。またファイルは情報の共有化のためですから、そのファイルを机の下に入れてしまうと、情報が共有化されず死蔵されることになります。

３：自分の机を見直しましょう
ある工場で巡回指導していた時に上記のポイント満たしておらず、整理、整頓ないい加減な管理者の机を見つけたため、タイ人管理者に「この５Ｓのレベルの低い机は誰の机だ！」と怒鳴りつけたところ「それは私の上司の日本人の机です」と言われて困ったことがありました。読者の皆様も上記のポイントを参考に、ぜひ自分の机の整理、整頓を見直して頂きたいと思います。　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

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