海外駐在員の役割

日本人駐在員の役割とは

このコラムは生活、ビジネス情報電話帳「ハロータイランド９８／９９」に当社提供記事として掲載されています。

日本人駐在員の役割とは

昨年の為替の変動を契機にタイを含めた東南アジア全体が未曾有の大不況の時代に突入しています。景気の回復の時期に関しては諸説ありますが、先行きが全く見えないのが実感だと思います。日系企業も為替の変動が追い風となり増産による工場の拡張、従業員の募集で忙しくしているところもあれば、大胆なリストラと生産調整に入っている企業もあり、すでに「日系企業」と一言で言えない時代に入っています。また同業種でも低迷している企業、伸びている企業がハッキリ分かれてきている傾向にあり、経営力の差が業績に大きく影響してきています。

このような厳しい時代のため各社とも経費削減のため最近は日本人駐在員を削減の方向で進めており、それだけに日本人駐在員の責任と役割は日々、増大して来ています。今回はこの日本人駐在員の役割について考えて行きたいと思います。

１日本人駐在員の役割の定義
企業として日本人の駐在員を一人でも置くことは住宅から始まり社用車、運転手、各種保健、海外手当てなど経済的に大変な負担となります。ですから企業としてはできる限り日本人駐在員を少なく、理想としては日本人無しでタイ人だけで会社を運営してもらいたいのが本音でしょう。

しかし現実に日系企業でタイ人だけで運営している会社があるでしょうか。たぶんこのような会社は例外的な数しかなく、日本人駐在員が必ずいるのが普通だと思います。それではなぜ企業として日本人駐在員が必要なのでしょうか。以下のような理由が考えられます。

① 本社や顧客と連絡事項、打ち合わせ等のやり取りで日本人が必要である。

② 日系企業向けの営業が行いやすい。

③ 製造現場で「生産数量」「品質」「納期」等を管理して行くには日本人管理者が必要である。

④ 会社の経営、運営には日本人的な考え方、感覚、責任感が必要なため日本人が不可欠である。

①と②の場合は日本語の堪能なタイ人でも代行できますから、一番大きな理由は③と④になると思います。この生産数量を確保し、品質を向上させ、納期を守り、さらに会社の経営を担って行くことは「会社の利益を向上させる」ことに他なりません。すなわち日本人駐在員の役割は「会社の利益を向上させるため会社内を管理して行く」と言えます。

２日本人駐在員の現状
私自身が元駐在員でしたし、現在は仕事柄、数多くの日本人駐在員の方々と労務管理や社内教育についてお話をしたり、日本人管理者を対象に管理者セミナーを行ったりしているなかで強く感じているのですが、日本人駐在員とはいえ状況、雰囲気が各社、各様で大きく異なっています。

① 駐在員とはいえ社長、副社長、工場長クラスで赴任している人と現場の技術指導、経理関係で赴任している人では立場による考え方や感覚が異なっています。

② 社長クラスで赴任している人は部下の日本人駐在員に「数少ない日本人駐在員だからできる限り協力して広範囲に管理して欲しい」と感じているのに対して、現場の技術指導などで赴任している駐在員は自分の部署の技術部分だけを見れば良いのだとの感覚が強く、担当以外のことは関係ないとの態度を見せる人もいます。

③ 日本の本社が大きいところは各地方から選抜されて赴任するため、タイに来るまで全く面識が無かった人と一緒になったりするケースもあります。またお互い自分の出身の個所を優先する発想があり、現地での一体感が掴みにくいこともあります。

④ 技術関係の人は現場で技術を見て何十年とのベテランであるため、社長がかえって気を使っていたり、社長が経理、営業出のため技術が分からず製造、技術に関しては主導権を握っていないこともあります。

⑤ 逆に社長が技術出のため、技術指導として赴任している駐在員と技術的な部分でぶつかった場合、必然的に社長の意見が通ってしまうことが多く、駐在員のやる気を阻害していることもあります。

⑥ 海外赴任のなり手が無く、新卒で入った人をすぐに連れて来るためタイ人の現場の方が経験が豊富で技術も優れています。また定年間際の人や定年後、嘱託として雇用した赴任しているため現地にうまく溶け込めない人がいます。

⑦ 駐在員同士の年齢差が大きく、趣味なども異なるため、駐在員同士のプライベートの付き合いが難しいこともあります。

⑧ 小人数のため気に入った者同士でグループができてしまうことが多いようです。またグループ同士で対立するケースもあります。

⑥ 社員のタイ人は技術のあるなしよりも言葉できる駐在員に頼ってしまい、言葉のできない駐在員と管理の差が大きく出てしまいます。特に若い駐在員は言葉を覚えるのが早いため、技術はあるが言葉が不得手の年配の駐在員と比較して、タイ人の信頼が偏ってしまケースが見られます。

⑧ 人数が少ないため上に立つ人のカラーがそのまま影響します。すなわち社長が「技術出」と「経理出」の違いだけでも駐在員間はもちろん、会社全体にかなりの影響を及ぼします。

⑨ 海外赴任を希望した人、そうでない人、帰国の時期を明示されている人、そうでない人、赴任国が好きになった人、そうでない人などで意識の差が大きくまとまりにくいことがあります。

⑩ 本社より出向、子会社より出向、現地採用の人など出身関係がバラバラで表面的には結束しているように見えますが、帰国後の思惑も含めて意識下ではお互いにこの部分を強く意識しています。

⑪ 新しく赴任した人の方針、やり方が従来のものと異なるため軋轢が出ます。特に長くいる駐在員は新参者の方針、やり方に「現地のやり方がある」とぶつかりやすいケースが多いです。

⑫ 日本の本社と窓口を一本化するため本社に直接連絡できる人が決まっており、それ以外の駐在員は自分の考え、意見を直接、日本に説明することができない立場にあります。それをフラストレーションに感じている人も多くいます。

⑬ 技術指導で赴任したものの景気の変動による会社の方針変更で急遽、営業担当になってしまうなど突然、今まで自分が経験していなかった部署に配転されるパターンも最近は多くなってきました。

⑭ 現地の取引先が日本以外に拡大して諸外国にも顧客ができ、今までは自社内ならば言葉に不自由しませんでしたが営業、クレームのため他の外国人とも話す必要が出てきて苦労している方もいます。

⑮ 本社が縮小のため駐在に出されたり、本社優先のため優秀な人材が送られてこないなど現地の要請ではなく本社優先の人選で派遣が決まり、これが現地の駐在員の士気を下げています。

これは一例ですが日本人駐在員と一言でいっても会社によって千差万別で各社で社内の状況、雰囲気、人間関係が全く違うのが現状です。しかし駐在員に与えられた役割は各社共通で「会社の収益の向上」です。これを駐在員の基本的な使命として肝に銘じておく必要があります。これが使命となれば仕事の範囲も自ずと広がってきます。

仮に技術指導で赴任していても、収益の向上につながることは何でも行う必要が出てきます。例えば技術者の募集は今までタイ人管理者に任せっぱなしだったけれど、最終決定権はタイ人管理者を立てて任せるものの自分自身も立ち会ってみるとか、他の部署にも積極的にアドバイスして行くとか、担当部所以外のことでも会社の収益の向上につながるのであれば改善提案のように上司に提案して行くなど広範囲に仕事を捉えることができます。

この広範囲の仕事を「めんどくさい」と嫌がってしまうか、「日本では広範囲の仕事などできないがここでは可能だ。これは自分の能力を伸ばすためのチャンスだ」と捉えるかでは今後の仕事内容、ひいては人生、生き方まで大きく変わって来ることでしょう。好むと好まざるに関わらず海外駐在員との立場で赴任している現実をプラスに捉えて自分自身の成長につなげるような生き方を目指す方が良いのではないでしょうか。

３管理の定義
さて会社の収益向上のため会社内を管理して行くのが駐在員の役割といいましたが、それでは会社内における「管理」とはどのような意味なのでしょうか。組織における「管理」とはいろいろな定義がありますが、一般的には「組織や職場の目標を達成するために人、もの、金、時間などの資源を効果的、効率的に活用することである」と言われています。

さらにこの定義を突き詰めて行くと金やものなど資源はいずれも人によって活用されますから管理上、最も難しいことは人のやる気を引き出すと言うことです。すなわち組織における管理とは「部下のやる気を引き出して仕事の成果を上げること」となります。

４部下のやる気を引き出すには
もし機械の能力が１００であれば、最高の効率を上げても１００にしかなりません。しかし人は違います。人は１００の能力が管理次第で５０にもなれば１２０にもなります。

「部下にいくら指示を出しても意欲的にやってくれない」「報告や連絡が無く仕事に積極性が見られない」などの不満をお持ちの方も多いと思います。当社が行っているタイ人管理者セミナーでもタイ人の参加者から同じような不満を聞かされます。日本人、タイ人を問わず「部下が意欲的でない」「部下が指示を守ってくれない」ことに対して悩んでいるケースが大変多いのですが、それではなぜ部下は上司の指示を守らないのでしょうか。

例えば作業員に「床に落とした部品は再利用できますから、拾って所定の箱に入れてください」との指示を出したとしましょう。しかし従業員はさっぱり守ってくれません。どうしたらこの指示を守ってくれるのでしょう。何度も会議を行い「部品の単価を貼り出すべきだ」「箱に入れない作業員を処罰するべきだ」等の意見が飛び交うことでしょう。産業心理学でもこの部分の研究は昔から行われています。一般的にホーソン研究として広く知られている、有名なアメリカ、シカゴ近郊のウェスタン、エレクトリック社、ホーソン工場で行なわれた労働条件と生産性についての研究でも明らかにされたように生産性や勤労意欲は集団内の人間関係が大きく関わっていることが科学的に証明されています。

現在ではさらに発展して上司は部下と信頼関係を築き、その信頼関係を元に部下を動かして指示を守らせて行く、すなわち部下に「あの上司の言うことなら守ろう」と相手に思わせることによって指示を守らせ、管理して行く手法が定石となっています。これは我々の日常でも良くある話で、尊敬していたり好感を持っている上司から「すまないが今日、残業してくれ」と頼まれれば用事があっても「あの人が言うなら仕方ない。協力しよう」となるのが人情です。逆に嫌いな上司から残業を依頼されれば感情的に反発してしまうのも人情です。また同じ残業を行うにも上司のために喜んで行うのと、反発を感じながら行うのでは能率、結果などが変わってきます。

このように部下と信頼関係を築き、尊敬され好感を持たれるような上司になり、その信頼関係でで相手を動かすのが人間管理の基本です。

５部下との信頼関係とコミュニケーションの現状
相手の信頼感を得るには日々のコミュニケーションが基本となります。このコミュニケーションは仕事上の関係はもちろん、プライベートを含めて大切なことです。一般的に契約一辺倒と思われがちな欧米の企業でもプロの管理者は部下の家庭訪問を良く行っています。自宅ですと部下もリラックスして本音を話しやすいし、上司も相手の家庭環境を含めてプライベートな部分を話すことができます。これによりコミュニケーション深め、信頼関係を築いているのです。

日本の場合は上司が部下を飲みにに連れて行き、そこで相談にのったり不満を聞き出したりするのが一般的です。このように国を問わず上司が積極的に部下とのコミュニケーションを深め信頼関係を築いて行き、その信頼関係で部下を動かして仕事を進めています。

それでは読者のみなさんのタイ人管理者との信頼関係とコミュニケーションの度合いはいかがでしょうか。下記に設問を参考に自分自身の現状をチェックして下さい。

設問：ここ１、２年の以内の自分の経験として次の質問にマル、バツを記入してください。（文章中の部下とはタイ人管理者のことを意味します）

１感情的に良く思っていない部下でも顔には決して出さず、部下には平均的に公平に接っしている。

２部下から「あなたとは言葉の問題がある」「言葉が不自由なためあなたの意図が分からないことがある」など言葉に対しての不満を言われたことがない。

３部下の能力不足を責めるよりも、良い点を見つけ出してそこを褒めることの方が多い。

４「あなたの部署の方針、目標、考え方は？」と聞かれた時、自分の答えと部下の答えは全く同じになる。

５部下の仕事ぶり、能力などに関しての評価を毎月、またはそれ以上にアドバイスと一緒に伝えている。

６部下が仕事を進める上で必要と思われる情報は全て提供している。

７言葉の問題をなくすため、タイ語、または英語を学習している。

８部下よりの仕事上の提案はくだらない内容でもいきなり却下せず、取り敢えず話だけは真剣に聞くようにしている。

９部下よりの要望に関しては無理なことが分かっていても即座に無理とは言わず「上司と相談してみる」「本社に聞いてみる」と検討する誠意を見せる。

10 公私に関わらず自分が部下と約束したことは必ず守る。

11 部下との会話には冗談が入る。また部下の冗談が理解できる語学力と感覚がある。

12 あなた自身に常に部下から気軽に話し掛けられる打ち解けた雰囲気がある。

13 部下より結婚式以外に、各種のパーティーに個人的に招かれたことがある。

14 自分の部下の趣味、家族構成につてい熟知している。

15 ストライキ、会社に不満も持つ分子などの裏情報でも事前に部下が伝えてくれる。

16 部下が所属している非公式のグループ構成（誰がリーダーで誰がメンバーか）そしてそのグループがどのグループと仲が良く、または対立しているかまで把握している。またグループのメンバーの移動の際はすぐに情報が入って来る。

17 部下との雑談用の話題を探すため英字新聞で最近の事件を調べたり、テレビのニュースを見たりなどの努力をしている。

18 会社の行事以外で日曜日などプライベートの時間で部下と付き合ったことがある。

19 会社の行事、パーティーには必ず参加していおり、各テーブルを周り声を掛け、最後まで残っている。

20 会社の行事、パーティーの中でディスコ大会などが行われた場合、積極的に自分から踊っている。

21部下をプライベートで食事に誘ったり、飲みに誘ったりしている。（この場合支払いは個人で行い領収書を受け取らない）

22 他社の労働問題の情報（ストライキ）などの情報は部下を通じてただちに入って来る。

23 部下から個人的な相談（仕事、借金以外）を持ち込まれたことがある。

24部下が仕事やプライベートでいまどのような問題を抱えているかを把握している。またそれに対してアドバイスを積極的に行っている。

25自分の職場で職制ではなく実際に職場をまとめている非公式のリーダーは誰かを把握している。
26 自分の部下には毎日声を掛けている。また世間話などの雑談も行っている。

27 タイ人から付けられている自分のニックネーム（あだ名）を知っている。

28 部下が自分の誕生日を知っており、誕生日にカードやプレゼントをもらった。

29「あの人が退職しそうだ」との退職に関しての情報が部下より入って来る。

30職場で行われている個人的な物品販売（化粧品など）や、ヤミ宝くじの胴元などの個人名を知っている。または部下が教えてくれる。

31社内で盗難事件などが発生した場合、犯人と思われる人間の個人名が部下より入って来る。

32 今現在、社内で流れているうわさを知っている。

結果はいかがでしたでしょうか。これらの設問は大変細かい事柄ですが、逆に全問にマルが付くくらいの強い信頼関係があれば、部下は必ずあなたの指示を守ります。

６部下との信頼関係を築く手法
さて駐在員が言語、文化、能力、経験、学歴、人種、年齢、興味などが異なる部下との信頼関係を築いて行くために大切な事柄は数多くありますが、代表的な３点をまとめてみました。

１日常のコミュニケーション
日常のコミュニケーション不足を補おうと食事会などで親睦を深めている企業もありますが、大概このような食事会では沈黙が支配するか、無理して話そうとするため会話をする人が限られてしまうなど効果的ではないことが多いのです。やはりコミュニケーションの基本は日々の積み上げです。

コミュニケーションに関する手法は数多くあり、タイでもすぐに応用できるものがたくさんあります。また異文化への対処のコミュニケーション手法も最近は数多く開発されています。私の経験からも正しいコミュニケーション手法による相手の接触度と、その相手との信頼関係は比例すると言えます。これらの手法を積極的に取り入れて駐在期間中はできる限り部下とのコミュニケーションを深め信頼関係を築くようにして下さい。

２語学の習得
語学はコミュニケーションの基本中の基本です。コミュニケーションを円滑に進めるには語学の習得が欠かせません。言語には一般的に大きく別けて次の３段階があります。

① 生きて行く上で必要な最低限の事柄を相手に伝えることができるサバイバル、レベル

② その国の人と交友関係を深めることができるコミュニケーション、レベル

③その国の人にある事柄を教えて理解させることができるエデュケーション、レベル

駐在員の性格上、自分の持っている技術をその国の言葉で説明して、相手に理解させることのできる語学力を持つことが理想といえますが、現実には限られた年数でそこまで到達するのは難しいとお考えの方が多いと思います。

しかし話は飛びますが、日本の国際協力事業団の事業である青年海外協力隊をご存知でしょうか。協力隊では機械、土木を始め各種の技術を任国に移転することを目的としており、２年間の活動期間中にその国の大学の教壇に立って現地の言葉で説明したり、職業訓練校で生徒に現地語で技術指導を行ったり、現地語で技術解説マニュアルを作成したりと語学的には赴任後１年以内にはエデュケーション、レベルに到達するのが常識となっており、実際にそのレベルまで到達するのが普通です。私自身も青年海外協力隊の一員でしたから、赴任国での技術移転やコミュニケーションにおける「言葉」の必要性、重要性は大変強く感じています。

それではどのようにすれば「語学」は上達するのでしょうか。それは当たり前ですが「勉強する」ことです。駐在員の方の中にはその国に住んでいれば自動的に言葉が上達すると錯覚している人がいますが、語学ほど勉強の差が出るものはありません。何年その国にいようと語学は勉強しなければ絶対に上達しません。

最近は英語はもちろんタイ語も良い教材が揃っておりテープも本も豊富にありますから、少しづつでも勉強を続けて自分の部下と深いコミュニケーションを取れるように努力して頂きたいと思います。

３プライベートでの節制
「仕事ができればプライベートは何をしてもよい」との意見もありますが、管理者のプロは部下がプライベートも見ていることを熟知しており絶対にボロを見せません。異国への赴任で寂しさを紛らわせるためカラオケ等に出入りするのもよいでしょうが、一定の頻度や限度を超えたりするのはどうでしょうか。これは日本でもし自分の上司が頻繁にそのような場所に出入りしていたらあなたがどう思うかを考えれば自ずと分かることです。

特にタイでは女性の管理者の社会進出が一般化しており、各社とも重要な役職に女性を配置しているケースが多いだけに注意する必要があります。タイ人の部下は一般的に日本人管理者が遊んでいる事に対して「マイペンライ」と良く言いますが、本音は当然違います。この程度の保身のためのおだてに浮かれて安心して遊びに行くようでは困ります。またこのような事柄は自分は知らなくても社内の人間には運転手やその他の人間関係より必ず気付かれます。

部下よりの信頼関係で特に「尊敬」の念を持たれるようにするには、御自身のプライベートの行動も否応無しに関わってきます。海外駐在員は公私の「私」も仕事の内と理解する必要があると思います。

海外駐在員は「会社の収益向上ため」に赴任しているという使命があります。この使命を果たすためにはコミュニケーションを深め、信頼関係を築き上げてその信頼で部下を動かしていかなくてないいけません。そのためには私たちは今以上に努力すべき事柄がたくさんあります。これらの事柄を「どうせ任期が終われば日本に帰るのだし、赴任中は適当にやろう」と思うか「これらは日本にいればなかなか経験できることがない貴重な事柄だ。駐在員の期間を生かして自分なりに努力してみよう」と捉えるのかで管理の結果はもちろん、自分自身のこれからの人生まで大きく変わって行くと思います。

著者：ＵＶＣ管理者セミナー講師立川剛
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